L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la guida operativa per collegare gli strumenti di pagamento elettronico agli strumenti di certificazione dei corrispettivi (POS-RT).
Introduzione
A partire dal 2026 è previsto l’obbligo del collegamento tra gli strumenti mediante i quali l'esercente memorizza i corrispettivi emettendo il documento commerciale e gli strumenti mediante i quali ne accetta il pagamento elettronico.
Gli strumenti di pagamento elettronico che devono essere collegati sono ogni strumento hardware (dispositivo fisico) e software (piattaforme online, App e analoghe), mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai clienti (POS).
Il sistema previsto non è quello di un collegamento di tipo fisico, bensì di un collegamento di tipo logico che consiste in una comunicazione all’Agenzia delle entrate attraverso un’apposita funzionalità messa a disposizione all’interno del portale web “Fatture e Corrispettivi”.
Per facilitare l’esercente, la nuova funzionalità espone l’elenco dei POS di cui risulta titolare, sulla base delle informazioni che gli operatori finanziari trasmettono mensilmente all’Agenzia delle entrate entro la fine del mese successivo alla data delle operazioni di pagamento elettronico.
In cosa consiste
Gli esercenti sottoscrivono preventivamente con uno o più operatori finanziari (di seguito “Acquirer”) il contratto di convenzionamento, che prevede l’utilizzo di un POS fisico (dispositivo hardware) o di un POS virtuale (piattaforma web, app o analogo) per l’accettazione e il trattamento delle operazioni di incasso dei corrispettivi, basate su carte di credito, di debito o prepagate o altri strumenti di pagamento tracciabile.
Al momento dell’emissione del documento commerciale di vendita, l’esercente deve indicare e registrare con il RT la modalità con la quale il cliente effettua il pagamento del corrispettivo, scegliendo tra denaro contante, pagamento elettronico o ticket (buoni pasto, gift card, ecc.).
Il registratore telematico (RT o equivalente) utilizzato non necessita di alcun aggiornamento né di essere collegato fisicamente al POS.
L’obbligo di collegamento ai POS è di tipo “logico” e consiste in una comunicazione che si effettua una tantum (salvo variazioni successive), all’interno del portale “Fatture e
Corrispettivi”:
• gli esercenti che utilizzano il registratore telematico (e quelli che adotteranno una soluzione software) devono registrare il collegamento con i POS attraverso la funzionalità web “Gestione collegamenti”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico. Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT;
• gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” devono registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura web “Documento Commerciale on line”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web “Documento Commerciale on line”.
Per maggiore comprensione si rimandano agli esempi riportati nella Guida pubblicata dall'Agenzia delle Entrate.
Esclusioni dall'obbligo di collegamento e casi misti
Non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi certificati mediante distributori automatici (cosiddette “vending machine”), quelli relativi alla cessione di carburante e quelli relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico.
Allo stesso modo, non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, come, ad esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza, ecc., anche se incassati con pagamento elettronico.
Tuttavia, l’esercente che svolge sia attività per le quali vige l’obbligo di certificazione dei corrispettivi con il RT o con la procedura web “Documento Commerciale on line” sia attività esonerate, se utilizza lo stesso POS per l’incasso di entrambi i tipi di corrispettivi deve comunque registrare il collegamento. Se invece lo stesso esercente utilizza un POS dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione mediante documento commerciale, non è tenuto a collegarlo e può dichiarare in procedura il suo utilizzo esclusivo per tali operazioni. A seguito della dichiarazione di utilizzo esclusivo per operazioni esonerate dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi, la funzionalità non mostrerà più tale POS nell’elenco di quelli non collegati.
I termini per l'adempimento
La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dagli esercenti a partire dai primi giorni del mese di marzo 2026, relativamente agli strumenti di pagamento elettronico attivi nel mese di gennaio 2026:
• per gli esercenti che utilizzano gli RT i dati dei collegamenti tra gli RT e i POS dovranno essere indicati nella nuova funzionalità “Gestione collegamenti”, messa a disposizione all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”;
• per gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line”, i dati dei collegamenti dei POS dovranno essere indicati nella nuova funzionalità posta all’interno della medesima procedura web.
Successivamente, gli esercenti dovranno aggiornare i dati di collegamento solo nel caso in cui siano intervenute novità o variazioni.
La disponibilità delle funzionalità per la registrazione dei dati di collegamento verrà comunicata con apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.
A partire dalla data di messa a disposizione della procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli RT e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i POS utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026.
Relativamente ai POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS. Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già registrati. Quindi, ad esempio, i collegamenti tra POS e RT relativi al mese di aprile 2026, dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.
Segnaliamo, infine, che sono stati messi a disposizione nell’apposita pagina dedicata al Collegamento POS-RT, i suggerimenti pratici nei casi di più punti vendita, il manuale operativo per il collegamento POS-RT e le FAQ, con le risposte alle domande più frequenti.
