Obbligo di Collegamento tra POS e Registratore Telematico (RT)

La presente circolare ha lo scopo di illustrare le importanti novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (articolo 1, commi 74-77) in materia di pagamenti elettronici.

Nell'ambito di una strategia nazionale volta a contrastare l'evasione fiscale e a rafforzare la tracciabilità delle transazioni commerciali, a partire dal 2026 diventerà obbligatorio per un'ampia platea di esercenti collegare i propri sistemi di pagamento elettronico (POS) ai Registratori Telematici (RT).

Il cambiamento fondamentale consiste nel superamento dell'attuale meccanismo, che prevede una trasmissione separata e con tempistiche differenti dei dati di vendita (i corrispettivi inviati tramite RT) e dei dati di incasso (comunicati dagli intermediari finanziari). Il nuovo sistema mira a creare un flusso informativo coordinato e automatico, in cui i dati relativi ai pagamenti elettronici vengono raccolti e trasmessi quotidianamente all'Agenzia delle Entrate insieme ai corrispettivi.

1. Chi è Obbligato e Chi è Escluso

Soggetti Obbligati

L'obbligo di collegamento tra POS e RT riguarda tutti gli operatori economici tenuti alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, del D.Lgs. 127/2015. Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo, la maggior parte delle attività commerciali che si rivolgono al consumatore finale, quali:

• Commercianti al dettaglio
• Farmacie
• Ristoratori
• Albergatori
• Artigiani

Principali Categorie Escluse

Non tutti gli operatori sono interessati dalla nuova normativa. Sono esclusi, in linea generale, i soggetti che non hanno l'obbligo di certificare i corrispettivi o che rientrano in specifiche categorie di esonero.

• Operazioni non soggette a certificazione: Sono esclusi i soggetti che effettuano operazioni per le quali non è previsto l'obbligo di certificazione dei corrispettivi (ai sensi del D.P.R. 696/1996). Un esempio classico è rappresentato dai tassisti, le cui prestazioni di trasporto non richiedono l'emissione di scontrino o ricevuta fiscale.
• Esoneri specifici (D.M. 10 maggio 2019): Il decreto ministeriale esonera dall'obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica, e di conseguenza dall'obbligo di collegamento, diverse attività specifiche, tra cui:
  • Cessioni di tabacchi e altri beni commercializzati in regime di Monopolio di Stato.
  • Cessioni di carburanti e lubrificanti per autotrazione a clienti privati.
  • Cessioni di prodotti agricoli effettuate da produttori in regime speciale IVA (art. 34, comma 1, D.P.R. 633/1972).
  • Cessioni di giornali quotidiani, periodici e libri.
  • Prestazioni di servizi rese da notai per le quali sono previsti compensi in misura fissa.
• Attività con sistemi di controllo alternativi: Un caso particolare riguarda le attività che già utilizzano un sistema di controllo e tracciabilità parallelo. Ad esempio, le attività di mostre, fiere ed esposizioni (come le fiere feline menzionate in una risposta dell'Agenzia delle Entrate) sono escluse. Per queste manifestazioni, la certificazione dei corrispettivi avviene tramite titoli di accesso emessi con sistemi che comunicano i dati alla SIAE, la quale a sua volta li rende disponibili all'Agenzia delle Entrate. Questo flusso informativo alternativo garantisce già la tracciabilità, rendendo superfluo il collegamento POS-RT.

2. Le Caratteristiche Tecniche del Collegamento e il Flusso dei Dati

Natura "Logica" dell'Integrazione

Come definito dal provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025, il collegamento richiesto è di natura logica e non fisica. Ciò significa che non è necessario un cavo fisico tra il terminale POS e il Registratore Telematico. Si tratta, invece, di un'integrazione tecnica a livello software tra gli strumenti di pagamento (POS fisici, app su smartphone, piattaforme di pagamento online) e i sistemi di certificazione (Registratori Telematici o Server RT).

Memorizzazione e Trasmissione dei Dati

Il nuovo flusso informativo si articola in tre momenti chiave, che garantiranno la coerenza tra l'operazione di vendita e l'incasso elettronico:

1. Registrazione della Transazione: Il Registratore Telematico, al momento della transazione, dovrà essere in grado di registrare non solo l'importo ma anche la specifica tipologia di pagamento elettronico utilizzato (es. carta di debito, carta di credito, ecc.).
2. Indicazione sul Documento Commerciale: Queste informazioni relative al pagamento elettronico dovranno essere riportate in modo chiaro direttamente sul documento commerciale (scontrino) che viene rilasciato al cliente finale.
3. Invio Giornaliero Aggregato: I dati sui pagamenti elettronici, raccolti durante la giornata, verranno trasmessi quotidianamente all'Agenzia delle Entrate in forma aggregata, utilizzando le stesse modalità e canali telematici già in uso per l'invio dei corrispettivi.

3. Scadenze Inderogabili per l'Adeguamento

Il rispetto delle scadenze è cruciale per evitare di incorrere nel nuovo regime sanzionatorio. L'obbligo di collegamento dovrà diventare pienamente operativo nel corso del 2026, ma le tempistiche per effettuare l'abbinamento sul portale dell'Agenzia delle Entrate sono differenziate a seconda della data di attivazione del POS.

La tabella seguente riassume i termini da rispettare:

4. Guida Operativa: Come Effettuare il Collegamento

La procedura per registrare il collegamento tra POS e RT può essere gestita direttamente online dall'esercente o, in alternativa, da un soggetto delegato, senza la necessità di interventi tecnici complessi.

Procedura sul Portale "Fatture e Corrispettivi"

L'integrazione va formalizzata attraverso una procedura telematica dedicata. Ecco i passaggi:

• L'operazione si svolge sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate, accedendo al servizio "Gestisci Collegamenti".
• L'abbinamento può essere effettuato direttamente dal contribuente oppure da un soggetto delegato. È cruciale comprendere che il delegato deve essere specificamente autorizzato al servizio "Accreditamento e censimento dispositivi". Spesso si tratta dello stesso fornitore tecnico che installa e manutiene il Registratore Telematico, e non necessariamente del consulente fiscale.
• Per semplificare il processo, la procedura informatica visualizza automaticamente gli strumenti di pagamento elettronico (POS) già noti all'Agenzia delle Entrate, grazie alle comunicazioni inviate dagli operatori finanziari. L'esercente dovrà quindi semplicemente selezionare il dispositivo da associare al proprio RT, velocizzando l'intera operazione.

Applicabilità e Variazioni

È utile precisare due aspetti importanti:

• Utenti della Procedura Web: La stessa funzionalità di collegamento è disponibile anche per gli esercenti che, non utilizzando un RT fisico, certificano i corrispettivi tramite la procedura web messa a disposizione sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
• Operazione Una Tantum: Il collegamento va eseguito una sola volta per ogni coppia POS-RT. L'operazione andrà ripetuta solo qualora intervengano delle modifiche, come l'attivazione di un nuovo terminale di pagamento o la disattivazione di uno strumento precedentemente registrato.

5. Il Nuovo Regime Sanzionatorio

Per garantire l'efficacia della nuova disciplina, il legislatore ha esteso le sanzioni già previste per la mancata memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi anche alle violazioni relative al mancato collegamento tra POS e RT e all'errata comunicazione dei flussi di pagamento elettronico.

La tabella seguente sintetizza le principali violazioni e le relative sanzioni:

6. Come Correggere un Errore sul Mezzo di Pagamento

Nella gestione quotidiana può capitare di commettere un errore, ad esempio selezionando sul Registratore Telematico "contanti" per un pagamento ricevuto tramite carta o viceversa. Un question time parlamentare del 16 dicembre 2025 ha chiarito come un esercente possa correggere tale imprecisione per evitare di incorrere in sanzioni per errata trasmissione dei dati.

La procedura ufficiale, già prevista dalla prassi dell'Agenzia delle Entrate, si articola in due semplici passaggi:

1. Annullamento: L'esercente deve procedere tempestivamente all'annullamento del documento commerciale che riporta l'indicazione errata del mezzo di pagamento.
2. Nuova Emissione: Subito dopo, deve emettere un nuovo documento commerciale corretto, che riporti la modalità di pagamento effettivamente utilizzata, nel pieno rispetto delle modalità previste per la certificazione del corrispettivo.

7. Conclusioni e Raccomandazioni

Vi consigliamo vivamente di agire con anticipo. Il primo passo operativo è contattare i Vostri fornitori di servizi RT e POS per confermare la piena compatibilità dei dispositivi in uso con i nuovi requisiti di "collegamento logico".